Hur man organiserar en företagsresa

En företags reträtt kan bara vara den förändring av landskap du behöver för att få saker gjorda, lösa ett företagsomfattande problem eller bara få lite nytt perspektiv. Företagsretreater kombinerar affärer med lite roligt, utanför den vanliga arbetsmiljön, för att motivera anställda och få idéer att flyta. Med detta sagt är det viktigt att veta hur man effektivt organiserar en reträtt så att alla drar nytta av det och du får ut det mesta av din tid och pengar.

Metod ett av 3: Fastställande av ett syfte och mål

ett Bestäm vad du vill åstadkomma med reträtten totalt. Syfta till att förbättra något inom verksamheten eller ta itu med ett problem. Syftet med reträtten hjälper dig att planera allt annat om det.
- Till exempel kanske ditt team behöver en moralisk boost, i vilket fall syftet med reträtten kan vara att människor ska slappna av, ha kul och bli motiverade.
- Kanske har kommunikationen varit svår inom företaget den senaste tiden, så syftet kan vara att anställda ska ansluta och lära sig att kommunicera bättre med varandra.
- Om företaget fastnar och försöker lösa en viss fråga eller flytta verksamheten framåt på något sätt kan du fokusera reträtten på brainstorming och sikta på att alla ska lämna med nya affärsidéer.
Dricks : Din reträtt kan kombinera olika saker. Dag 1 kan till exempel fokusera på kommunikation, dag 2 kan fokusera på affärsidéer och dag 3 kan vara enbart rekreation så att alla kan koppla av och uppdatera.
tennisskor i plast
2 Ställ in specifika och realistiska mål som stämmer överens med syftet. Använd det övergripande syftet som du bestämde dig för att skapa en lista över genomförbara och uppnåbara mål. Se till att de är mål som faktiskt kan nås inom en realistisk tidsram.
- Till exempel, om ditt syfte är att brainstorma affärsidéer, sätt sedan ett mål att avsluta reträtten med X-antal potentiella lösningar på ett specifikt problem eller X-antal nya produktidéer.
- Om du vill förbättra kommunikationen mellan team kan du sätta ett mål att få varje team att bättre förstå hur andra team arbetar och hur de föredrar att kommunicera. Eller kanske jobbar dina team på distans och du vill bara att människor ska lära känna varandra på en personlig nivå så att de är bekvämare att kommunicera på jobbet.
3 Skicka ut en undersökning före reträtten för att få anställdas bidrag. Be varje anställd som går på reträtten att fylla i en anonym undersökning om vad som går bra inom företaget och vad som kan förbättras. Denna inmatning hjälper dig att skapa reträttagendan och planera aktiviteter.
- Ställ frågor som är specifika för de mål och syfte som du ställer in. Till exempel, om du vill förbättra kommunikationen, fråga saker som: 'Var tror du att den största kommunikationsfördelningen hos vårt företag är?' och, 'Hur tror du att kommunikationen inom din avdelning skulle kunna förbättras?'
- Du kan också ställa bredare frågor som 'Vad tycker du att vårt företag gör extremt bra?' och, 'Vad tror du kan förbättras i vårt företag?'
4 Använd undersökningsresultat för att justera din plan för reträtten. Använd svaren på enkätfrågorna för att identifiera trender genom att titta på vanliga svar. Ta itu med frågor när alla är tillsammans på reträtten.
- Till exempel, om många säger att det finns ett problem med kommunikationen mellan försäljningsavdelningen och utvecklingsavdelningen, kan du inkludera workshops för sälj- och utvecklingsanställda under reträtten för att förbättra kommunikationen.
- Om människor säger att de känner sig underutvärderade som anställda kan du hålla brainstorming för att komma med idéer för hur man kan hjälpa människor att känna sig mer uppskattade när de utför arbete.
Annons

Metod 2 av 3: Organisera logistik för reträtten

ett Upprätta en budget för att täcka alla reträttkostnader. Du måste veta hur mycket som kan spenderas på transport, uthyrning av anläggningar, boende, mat, utrustning och all underhållning. Detta hjälper dig att bestämma saker som platsen och längden på reträtten.
- Arbeta med ekonomiavdelningen och beslutsfattare för att få en realistisk budget godkänd.
- Om reträtten faller på icke-arbetsdagar behöver du inte nödvändigtvis betala anställda för sin tid (såvida du inte vill), men får dem inte att betala något ur sin egen ficka för resan. Gör det klart för anställda att resan kommer att betala alla kostnader av företaget.
- Om det är första gången du organiserar en reträtt behöver det inte vara en stor fin affär. Du kan börja i det lilla, sedan lära dig av denna första reträtt och tillämpa dessa lektioner för att planera något ännu större och bättre nästa gång.
2 Bestäm längden på reträtten och datum för att gå. En typisk företags reträtt är allt från 2-7 dagar lång. Bestäm hur länge det är tillräckligt med tid för att uppnå dina mål och välj datum för att gå och meddela dem till företaget.
- För att hjälpa dig att bestämma datum kan du skapa ett kalkylark med tre olika alternativ för datum för reträtten. Låt alla på företaget fylla i vilka datum de kan och inte kan delta och välj sedan de datum som de flesta kommer att kunna delta i.
- Börja planera 3 månader i förväg för lag på upp till 10 personer, 5 månader i förväg för team på 10-50 personer och 8 månader i förväg för retreater som är större än det. Detta ger dig tillräckligt med tid att räkna ut resten av logistiken och hitta de bästa erbjudandena.
3 Välj en plats som passar din grupp och dina mål. Tänk på saker som lätt att komma dit, väder och teknisk kvalitet som kommer att finnas tillgänglig. Välj en plats som både kommer att vara praktisk (för att hålla möten eller andra övningar), såväl som trevlig så att människor kan ansluta, reflektera och bli inspirerade.
- Se till att det finns tillräckligt med mötesutrymme för att hålla antalet personer som är inbjudna till reträtten. Om du kommer att genomföra mindre breakout-sessioner, leta efter en plats som har kontor eller rum utöver det utrymme du kommer att använda för ditt möte.
- Använd fritidsutrymme om din reträtt syftar till att bygga eller inkludera teambuildingövningar. Du kan till exempel använda en golfbana, en dude-ranch eller en naturresa med vandringsleder.
- Om du vill planera en internationell reträtt, kom ihåg att du kan behöva människor att ha visum och pass för att delta. Detta kan komplicera saker om du försöker organisera en stor internationell reträtt.
Dricks : Det är en bra idé att komma med en lista med 2-3 olika platser, om någon inte har tillgänglighet, tillräckligt med utrymme eller nödvändiga faciliteter.
4 Boka boende och transport. Du måste boka rum på ett hotell för alla om reträttplatsen inte har boende. Boka flyg om det behövs, eller marktransport som en buss eller buss om du kan köra till reträttens plats.
- Sök på resor och bokningssidor online för att hitta de bästa erbjudandena på gruppboende och transport.
- Om du ska flyga ut människor behöver du alla födelsedatum för att boka flygningen. Du behöver också passnummer om du flyger internationellt.
- Om reträtten kommer att vara lång eller över en helg, besluta om anställda har möjlighet att ta med familjemedlemmar. Detta är inte nödvändigt, men om människor kommer att vara borta därifrån familjer under en längre tid är det ett trevligt övervägande att låta dem komma med om de vill. Beviljas, detta kommer att bli mycket dyrare och inte alltid realistiskt.
5 Planera för måltider, snacks och drycker. Detta är viktigt för att hålla människor energiska och engagerade under reträtten. Erbjud måltider för hela tiden som de anställda kommer att vara på reträtten. Ha vatten, kaffe och andra drycker tillgängliga hela dagen.
- Bestäm om platsen för reträtten har matservice tillgänglig. Om inte, måste du titta på cateringfirma eller leveransservice för att tillhandahålla alla måltider du behöver.
- Om anställda kommer att kunna gå på egen hand på kvällarna, behöver du bara inkludera frukost och lunch. Överväg att tillhandahålla stipendier för anställda att köpa sin egen middag i det här fallet.
6 Planera framåt för den utrustning och teknik du behöver. Bestäm om du behöver projektorutrustning eller någon annan typ av teknisk utrustning. Ta reda på om reträttplatsen har nödvändig utrustning, eller om du kommer att behöva tillhandahålla din egen.
- Om reträttplatsen inte har det du behöver och du inte kan ta med all utrustning du behöver, leta efter lokala uthyrningsföretag som kan förse dig med nödvändig teknisk utrustning under reträtten.
7 Ge anteckningsmaterial till anställda för att göra det enkelt. Saker som anteckningsböcker, anteckningsblock, pennor och pennor underlättar anteckningar och hjälp under aktiviteter. Se till att du får tillräckligt med för alla som kommer att delta i reträtten.
- Du kan överväga att få personliga anteckningsböcker och andra memorabilia för anställda att ha en souvenir av reträtten om du har budgeten för det.
Annons

Metod 3 av 3: Skapa Retreat-agendan

ett Välj en facilitator inifrån eller hyra en extern facilitator. Det är upp till dig (och din budget) hur du vill underlätta reträtten. En extern facilitator, men dyrare, är ett bra alternativ eftersom de har erfarenhet av att underlätta stora grupper och också underlättar ur en neutral synvinkel.
- Om du anställer en extern handledare, se till att de tränas i gruppprocesser och har genomfört retreater, utbildningar eller utvecklingssessioner tidigare. Förbered din facilitator genom att dela företagets bakgrund samt målen och syftet med reträtten.
- Om du eller någon annan från ditt företag kommer att underlätta mötet, se till att du eller den personen kommer att vara neutral under underlättandet av aktiviteter och möten.
Dricks : VD eller chef är inte bra val för facilitatorer. Det är svårare för dem att hålla sig neutrala och anställda känner sig inte lika bekväma.
hur man greppar om ett tennisracket
2 Planera alla högtalare du vill ha inom eller utanför företaget. Välj högtalare inom ditt företag och låt dem veta vad du vill att de ska förbereda för att dela med de anställda under reträtten. Hitta externa experter eller motiverande talare att ta med i reträttagendan om det är vettigt enligt dina mål.
- Till exempel, om du håller på en reträtt för att komma med nya affärsidéer, kan du låta cheferna för olika avdelningar presentera vad de arbetar med eller försöker utveckla. Om du vill förbättra kommunikationen kan du hitta en expertkommunikatör för att göra en presentation.
- Högtalare utanför kan antingen delta i evenemanget, om de är i närheten eller om du har budgeten att ta med dem, eller videosamtal under evenemanget om de är långt borta. Se till att du schemalägger dem i god tid (cirka 3 månader om möjligt) för att se till att de blockerar sina kalendrar och har tid att förbereda sig.
3 Skapa en strikt agenda för att använda tiden effektivt. Arbeta med handledaren för att skapa ett schema över dagliga aktiviteter som hjälper dig att nå dina mål. Deltagarna tappar fokus efter cirka 90 minuters föreläsning, möten eller andra aktiviteter, så ta 15 minuters pauser var 90: e minut i dagordningen.
- Var uppmärksam på tiden. Du vill inte behålla människor senare än du har planerat dem. Sätt ihop en agenda som fokuserar på de specifika målen under den tilldelade tiden.
- Distribuera agendan i förväg. Att ge alla en chans att granska dagordningen innan reträtten hjälper dem att känna sig mer förberedda.
4 Uppmuntra anställda att förbereda sig i förväg. Förklara för alla som kommer att delta i vad målen är, vad du vill uppnå övergripande och få dem att gå över dagordningen. Be dem komma beredda med frågor, ämnen de vill diskutera, idéer eller problem de vill ta itu med.
- Detta är mycket viktigt för att få ut det mesta av din reträtt. När anställda kommer förberedda är det mycket mer troligt att du når dina mål och får ut mesta möjliga av reträtten. Om människor kommer blinda med ingen aning om vad de kan förvänta sig och inte är beredda att bidra, blir det mycket svårare att uppnå resultat.
5 Testa anläggningarna för att se till att allt går smidigt. Kom dit tidigt och testa reträttanläggningen. Testa saker som lampor och utrustning för att se till att allt fungerar. Försök sitta där deltagarna kommer att sitta och se till att alla kommer att kunna se och höra bra.
- Detta hjälper till att undvika att saker går fel under själva reträtten som slösar bort tid och orsakar distraktioner.
- Dubbelkolla sittplatser för att se till att det finns tillräckligt med utrymme, se till att dina matvaror är redo att gå och kontrollera eventuell annan logistik som du vill köra smidigt under reträtten.
Annons

Gemensamma frågor och svar

Sök Lägg till ny fråga Ställ en fråga 200 tecken kvar. Inkludera din e-postadress för att få ett meddelande när denna fråga besvaras. Skicka in
Annons

Tips

Be deltagarna att utvärdera företagets reträtt när det är över. Detta hjälper dig att identifiera framgångar och utmaningar och hjälper dig att göra nästa företags reträtt ännu bättre.

Annons