Denna wikiHow lär dig hur du organiserar datorns filer genom att skapa ett arkivsystem ur mappar.
Steg
Del ett av 3: Inställning
- ett Förstå ditt arkivsystems terminologi. Det finns tre huvudtermer som du bör känna till innan du skapar ditt arkivsystem:
- Fil - Ett enskilt objekt, till exempel en bild eller ett dokument.
- Mapp - En lagringsbehållare som används för att hålla filer eller andra mappar.
- Undermapp - En mapp inuti en mapp.
- 2 Bestäm vilka filer du måste organisera. Din dator har redan en inbyggd filhanterare (File Explorer på Windows, Finder på Mac) som organiserar dina filer i olika mappar, så ditt arkivsystem bör vara för saker som vanliga filer, objekt som du vill hålla åtskilt från resten av datorns filer och tillfälliga projektresurser.
- Att försöka flytta allt datorns standardmappinnehåll till ditt arkivsystem kan få din dator (eller specifika program) att sluta fungera korrekt.
- 3 Välj en plats för ditt arkivsystem. Det enklaste stället att skapa ett arkivsystem är skrivbordet, eftersom placeringen av ditt arkivsystem där gör det lättare att komma åt dina filer än om du placerar det i en annan mapp på din dator.
- Om du hellre vill placera ditt arkivsystem i en förinstallerad mapp (t.ex. mappen Dokument), kom ihåg att du måste navigera till den mappen för att öppna arkivsystemet varje gång du vill använda den.
- 4 Använd inte ditt arkivsystem för program. På Windows ger många program dig möjlighet att var du vill installera dem. Om du inte installerar ett bärbart program (t.ex. ett program som kan köras var som helst på din dator eller en flash-enhet), använd alltid programmets standardinstallationsväg under installationen.
- Om du inte använder rätt installationsväg kan det leda till programfel längs linjen.
- Mac-datorer ger dig inte möjlighet att bestämma en annan installationsväg.
Del 2 av 3: Skapa arkivsystemet
- ett Förstå hur du skapar mappar på din dator. Du kan skapa en ny, tom mapp och namnge den vad du vill på både Windows- och Mac-datorer:
- Windows - Högerklicka på ett tomt utrymme, välj Ny , klick Mapp , skriv in mappens namn och tryck på ↵ Stiga på .
- Mac - Gå till en plats där du vill skapa en mapp, klicka på Fil , klick Ny mapp , skriv in mappens namn och tryck på ↵ Stiga på .
- 2 Kom ihåg att använda intuitiva etiketter för dina mappar. Istället för att förkorta dina mappnamn eller använda slang, se till att du skriver in ett kortfattat, beskrivande namn för varje mapp.
- Till exempel ska din dokumentmapp vara märkt 'Dokument' eller något liknande, inte 'Dokument'.
- En bra tumregel är att märka dina mappar som om du skapade ett arkivsystem för en annan person att kunna navigera utan hjälp.
- 3 Gå till den mapp där du vill skapa ditt arkivsystem. Om du skapar ditt arkivsystem på skrivbordet, se till att du är där innan du fortsätter.
- Windows-användare kan inte skapa arkiveringssystemet i appen Den här datorn (eller Den här datorn).
- 4 Skapa en basmapp. Det här är mappen där ditt arkivsystems mappar kommer att gå in, så namnge det något som 'Files' eller 'My Filing System'.
- 5 Öppna basmappen. Dubbelklicka på basmappen för att göra det.
- 6 Skapa en 'tillfällig' mapp. Det här är mappen där du lagrar filer som inte nödvändigtvis behöver sparas i mer än några dagar (t.ex. filer för ett projekt du arbetar med).
- Mappen 'Tillfällig' ska alltid finnas direkt inuti basmappen för enkel åtkomst.
- 7 Skapa en mapp för varje dokumentkategori du vill organisera. Tänk på kategorimappar som arkivskåpets 'lådor'. Det här steget varierar beroende på dina behov, men dina nödvändiga mappnamn kan innehålla några eller alla av följande:
- Dokument
- musik
- Bilder
- videoklipp
- Arbete
- 8 Skapa undermappar för dina kategorimappar. Öppna en kategorimapp och skapa sedan en mapp inuti den för att fungera som en underkategorimapp. Detta kommer att separera dina filer ytterligare.
- Till exempel, om din kategorimapp är märkt 'Dokument', kan du ha tre undermappar med titeln 'Word-dokument', 'PDF-filer' och 'Kalkylark'.
- Du kan också upprepa denna process med undermappar: öppna en undermapp och skapa sedan en mapp inuti den.
- Tänk på undermappar som arkivkuvert som används i en arkivlåda (där kategorimappen är lådan).
- 9 Flytta filer till ditt arkivsystem. Nu när du har ram för dina filer måste du börja flytta saker som dokument, bilder, musik, videor och så vidare till lämpliga mappar i arkivsystemet. Det enklaste sättet att göra detta är genom att klicka och dra filerna till nödvändiga mappar.
- På en Windows-dator kan du välja de filer du vill flytta, tryck på Ctrl + X för att kopiera och ta bort filerna och gå sedan till mappplatsen och tryck på Ctrl + V. att klistra in i filerna.
- 10 Skapa dolda mappar om nödvändigt. Om du har filer som du vill hålla privat kan du dölja dem i en dold mapp och sedan stänga av dold mappvisning på din dator. Detta kommer att förhindra att den avslappnade snooparen kommer över din känsliga information.
- Tänk på att vissa indexeringsprogram fortfarande visar mappen om den är dold.
Del 3 av 3: Underhålla ditt arkivsystem
- ett Säkerhetskopiera regelbundet ditt arkivsystem. Detta är mycket viktigt, eftersom detta både kommer att säkerställa att dina filer alltid kan hämtas och hålla din dator organiserad. Det enklaste sättet att säkerhetskopiera ditt arkivsystem är att kopiera det genom att välja det och trycka på Ctrl + C (Windows) eller ⌘ Kommando + C (Mac), öppna en extern hårddisk eller flash-enhet och klistra in arkiveringssystemet där genom att trycka på Ctrl + V. (Windows) eller ⌘ Kommando + V. (Mac). Du kan sedan byta namn på arkivsystemets mapp till säkerhetskopieringsdatumet.
- Du kan också ladda upp ditt arkivsystem till en molnlagringstjänst som Google Drive, iCloud Drive, OneDrive eller DropBox.
- Se till att du håller på att spara systembackups i minst ett år. Detta kommer att säkerställa att, även om din dator äventyras eller om du tar bort en fil som du trodde att du inte behövde, kommer du att kunna komma åt säkerhetskopian för att återställa den senaste versionen.
- 2 Upprätta regler för dig själv. Ditt arkivsystem håller dig bara så organiserad; Om du vill dra full nytta av systemets organisationskapacitet måste du följa dina egna regler för att använda det. Några bra regler att hålla inkluderar följande:
- Spara aldrig lösa filer i en mapp som också innehåller undermappar.
- Töm mappen 'Tillfällig' minst en gång i veckan.
- Undvik att radera dokument, kvitton eller andra potentiellt användbara saker även om du tror att deras användbarhet är uppe.
- Häng inte på utgångna eller värdelösa filer.
- Säkerhetskopiera ditt arkivsystem en gång i veckan.
- 3 Ta bort dina arkivsystems onödiga filer. Med tiden går en del av ditt arkivsystems innehåll alltid föråldrat, överflödigt eller på annat sätt onödigt att behålla. Även om du kanske känner att du borde hålla fast i dessa filer 'för alla fall', är det bättre att ta bort dem och frigöra röran än att hålla fast vid dem.
- Om du regelbundet säkerhetskopierar ditt arkivsystem till en hårddisk eller en molnlagringstjänst gör du detta efter att du har säkerhetskopierat arkivsystemet.
- Att ta bort dina arkivsystems onödiga filer medan du sparar dem i en säkerhetskopia säkerställer att du fortfarande har tillgång till dem om behov uppstår samtidigt som du håller datorns arkivsystem tätt.
- 4 Kom ihåg att spara nya filer direkt i ditt arkivsystem. När du skapar dokument eller laddar ner filer har du vanligtvis möjlighet att välja den plats där du sparar dem. medan de flesta program använder en standardmapp någonstans på din dator om du inte väljer en specifik plats kan du välja att spara objekten i ditt arkivsystem genom att klicka Spara som eller Bläddra och sedan gå till den arkivsystemmapp du vill använda.
- Du brukar använda Spara som alternativ när du sparar ett dokument från ett program (t.ex. ett Microsoft Word-dokument), medan filer som laddas ner från din webbläsare vanligtvis kräver att du väljer en mapp eller klickar på Bläddra... .
- 5 Byt namn på filer för att minska den visuella röran. Som standard har de flesta nedladdade filer egna namn. Du kan byta namn på dessa filer för att använda din egen formulering för att rensa in ditt arkivsystems visuella presentation:
- Windows - Högerklicka på en fil, klicka Döp om i rullgardinsmenyn skriver du in vad du vill namnge filen och trycker på ↵ Stiga på .
- Mac - Klicka en gång på filen, tryck på ⏎ Lämna tillbaka , skriv in vad du vill namnge filen och tryck på ⏎ Lämna tillbaka .
- 6 Forma en vana att använda och underhålla ditt arkivsystem. Liksom allt annat krävs att du använder ditt arkivsystem i den utsträckning det har kapacitet. Om du kommer ihåg att använda ditt arkivsystem varje dag, vänja dig vid att hitta och använda dina filer i det och konsekvent städa in ditt arkivsystem när du är klar med det, kommer din dator att vara välorganiserad på nolltid. Annons
Gemensamma frågor och svar
Sök Lägg till ny fråga- Fråga Vad är skillnaden mellan en undermapp och en fil? En undermapp är en mapp i en annan mapp som används för att organisera och lagra filer. En fil är ett objekt i mappen.
- Fråga Hur lägger jag till en ny fil i en mapp? När du har skapat mappen kan du antingen a) flytta befintliga filer från andra platser till din nya mapp eller b) spara alla nya filer direkt i den nya mappen under sparar processen.
- Fråga Vad är det bästa sättet att skicka e-postmeddelanden till ett arkivsystem? Många e-postservrar använder ett arkivsystem som liknar en dators. När jag vill sortera mina e-postmeddelanden i mappar överväger jag vilka kategorier av e-postmeddelanden jag vanligtvis får. Några som kommer att tänka på är marknadsföring, nyhetsbrev, konversationer, e-kvitton och viktiga poster. Skapa en mapp för var och en av kategorierna du behöver och flytta e-postmeddelanden till mapparna. Många e-postsystem låter dig också 'markera som läst' som du kanske vill göra när du går för e-postmeddelanden som du inte alltid behöver öppna för att veta vilken kategori de går in i.
- Vad är ett effektivt arkivsystem om jag kan lagra stora dokument? Svar
Annons
Stöd wikiHows utbildningsuppdrag
Varje dag på wikiHow arbetar vi hårt för att ge dig tillgång till instruktioner och information som hjälper dig att leva ett bättre liv, oavsett om det håller dig säkrare, friskare eller förbättrar ditt välbefinnande. Mitt i dagens folkhälsa och ekonomiska kriser, när världen förändras dramatiskt och vi alla lär oss och anpassar oss till förändringar i det dagliga livet, behöver människor wikiHow mer än någonsin. Ditt stöd hjälper wikiHow att skapa mer djupgående illustrerade artiklar och videor och att dela vårt betrodda varumärke med instruktionsinnehåll med miljontals människor över hela världen. Överväg att ge ett bidrag till wikiHow idag.
